Friday, October 30, 2009

Pentingnya dokumentasi...

"mana la dokumen nie?"
"rasanyer simpan kat folder nie/kat fail nie..."
"mana nak carik dokumen-dokumen yang lepas-lepas nie? Mana ada simpan pun"
"hmm...susah nak kumpul dokumen-dokumen yang dah lama-lama nie. Bukan kita yang simpan...dept lain, tapi diorang pulak claim takde?"

saya percaya perkara-perkara di atas pernah terjadi kepada kita semua yang bekerja...
kesukaran mencari dokumen atau tidak menyimpan dokumen-dokumen yang agak penting lebih-lebih lagi yang penting...

memang ada dept yang menyimpan semua dokumen-dokumen, memo, invois, dan sebagainya di dalam bilik dokumentasi, tapi kadang-kadang tu ada jugak yang terlepas pandang, simpan entah ke mana atau pun hilang atau pun dimasukkan di dalam fail yang berlainan.

saya juga kadang2 menghadapi masalah di dalam mendokumentasikan benda-benda penting terutamanya bila tajuk fail semakin bertambah dari semasa ke semasa. samada di dalam external hard disk, atau di dalam komputer atau secara fizikal. Kita perlu mencari cara dan alternatif untuk mengemaskinikan semua dokumen-dokumen yang kita ada terutamanya bagi yang terlibat di dalam projek-projek penting. Bagi yang terlibat di dalam projek-projek yang melibatkan kewangan yang besar, memang memerlukan skill penyimpanan dan pengumpulan dokumen yang tinggi...utk menyenangkan proses pengauditan nanti.

salah satu cara yang saya rasa efektif adalah:-
  • membahagikan folder tersebut mengikut tahun (first level)
  • kemudiannya mengikut tajuk (second level)
  • dan seterusnya mengikut item-item kecil di dalam tajuk utama contohnya : Personal >> Pictures >> Raya 2009
atau kita boleh vice versakan mengikut tajuk seperti Kewangan >> Tahun 2009 >> Bajet

tapi, kadang-kadang tu, bila dah banyak sangat dokumen di dalam simpanan kita, kita sendiri pun kadang-kadang pening...betul tak? Saya pun kadang2 pening jugak nak mencarik fail bila mana diperlukan...

:-))
Post a Comment

Most Popular